El CRM que te falta cabe en una planilla (y te la regalamos)

Preguntale a cualquier vendedor cuántas consultas le entraron el mes pasado. Casi ninguno lo sabe.

Y no es desprolijidad. Es que las consultas entran por cuatro lados distintos —WhatsApp, Instagram, el teléfono, el que pasa por el local— y ninguno de esos lados lleva la cuenta. Cada una queda en la cabeza del vendedor, y la cabeza del vendedor tiene otras treinta cosas adentro.

Dónde se pierde la venta

No se pierde en el precio. Se pierde el martes.

Alguien pregunta un viernes a las siete de la tarde. El vendedor está manejando y piensa “el lunes lo llamo”. El lunes hay veinte mensajes nuevos arriba de ese. El martes ya no existe.

Ese cliente no se fue por caro. Se fue porque nadie volvió a llamarlo, y probablemente le compró al primero que sí lo hizo.

Lo caro del asunto es que esa consulta ya estaba paga. Costó publicidad, costó tiempo, costó el trabajo de años que hace que alguien te recomiende. Y se muere sola por falta de un recordatorio.

Qué hace un CRM, en criollo

Un CRM es, básicamente, tres cosas:

1. Una lista de todas las consultas, cada una con su estado.
2. Un próximo paso obligatorio para cada una: qué hay que hacer y cuándo.
3. Un aviso cuando ese paso se pasó de fecha.

Eso es todo. Lo demás son funciones que le suman valor a una empresa grande, pero si hoy trabajás con la libreta, el 90% del beneficio está en esos tres puntos.

Y esos tres puntos entran en una planilla.

La planilla

Armamos una y la regalamos. No es una versión recortada de nada ni un anzuelo con la mitad de las funciones bloqueadas: es una planilla completa, tuya, que se abre en Google Sheets o en Excel y funciona desde el minuto cero.

Así se ve la hoja principal:

Una fila por consulta. Cargás quién es, de dónde salió, cuánto puede valer y en qué etapa está. Las dos columnas amarillas —próximo paso y cuándo— son las únicas que no podés dejar vacías, y son las que hacen toda la diferencia.

La columna Estado se calcula sola. No la tocás nunca:

• Atrasado — la fecha del próximo paso ya pasó. Alguien te está esperando.
• Es hoy — hay que hacer algo con este contacto en el día.
• Sin próximo paso — cargaste la consulta pero no definiste qué sigue. Así es como se mueren.
• Al día — no hay nada que hacer todavía. Tranquilo.

Fijate en Taller Rodríguez, en la tabla de arriba: doce días sin hablar y sin próximo paso definido. Esa fila es plata que se está evaporando en silencio, y sin la planilla nadie se enteraría.

La hoja que vas a usar todos los días

La tabla completa la vas a mirar poco. Lo que vas a abrir cada mañana es esta otra, que se llena sola:

Eso es tu día. Cinco contactos, ordenados por urgencia, con el teléfono y con qué tenés que hacer en cada uno. No hay que pensar por dónde empezar: está resuelto.

Lo que cambia acá no es la tecnología. Es que dejás de arrancar el día preguntándote a quién llamar, y eso libera una cantidad de energía mental que después usás para vender.

El tablero que aparece solo

Y como efecto secundario, sin cargar nada extra, empezás a tener números:

Cuántas oportunidades abiertas tenés, cuánta plata hay en juego, cuántas están atrasadas, y de cada diez que cerrás cuántas ganás.

Esa última es la más incómoda y la más útil. Si sabés que ganás 6 de cada 10, y sabés que una venta promedio deja tanto, ya podés calcular cuántas consultas necesitás para llegar al mes. Deja de ser suerte y pasa a ser una cuenta.

Hay una tabla más abajo, la de de dónde salen tus consultas, que suele dar la sorpresa más grande: el canal que más consultas trae casi nunca es el que más ventas cierra. Con dos meses de datos tenés una razón concreta para mover el presupuesto de publicidad.

Cómo empezar sin que te dé pereza

El error clásico es querer cargar los últimos seis meses. No lo hagas: es aburridísimo, no lo vas a terminar, y no sirve para nada.

Empezá así:

1. Cargá sólo las consultas abiertas de hoy. Las que tenés dando vueltas en la cabeza. Suelen ser entre cinco y quince.
2. Ponele próximo paso a cada una. Aunque sea “llamar para ver si lo pensó” dentro de diez días. Este es el paso que se saltea todo el mundo y es el único que importa.
3. De ahí en adelante, cada consulta nueva se carga en el momento. Treinta segundos.
4. Abrí la hoja HOY cada mañana. Antes del café.

A la semana ya vas a notar la diferencia. Al mes vas a tener números que hoy no tenés.

Cuándo se te va a quedar corta

Se va a quedar corta, y eso es una buena noticia: quiere decir que estás vendiendo más. Las señales suelen ser estas:

• Sos más de dos o tres personas cargando la misma planilla y se pisan.
• Querés que los mensajes de WhatsApp entren solos, sin copiar y pegar.
• Necesitás que el sistema mande el recordatorio en vez de que vos lo mires.
• Estás cargando más de treinta consultas nuevas por mes.

Ahí conviene un CRM de verdad. Nosotros los implementamos —somos partners oficiales de Kommo— y podés ver cómo trabajamos eso en CRM y automatizaciones.

Pero no arranques por ahí. Un CRM implementado sobre un proceso que no existe es plata tirada. Primero ordená el proceso con la planilla; después automatizalo. En ese orden funciona.